В растущей компании данные расползаются: продажи в CRM, склад в 1С или Excel, реклама в кабинетах, деньги у бухгалтера. Чтобы ответить на вопрос «как у нас дела», кто-то собирает отчёт вручную — и к моменту готовности он уже устарел. Решений два: единая учётная система вроде Odoo или дашборд, который собирает данные из нескольких источников. Ниже — чем они отличаются, когда какое выбрать и что показывать на дашборде.
Два пути: единая система или дашборд
| Единая система (Odoo) | Дашборд поверх данных | |
|---|---|---|
| Что меняется | Процессы переезжают в одну систему | Процессы остаются, данные собираются в отчёт |
| Когда подходит | Данные в таблицах и хаосе, процессы не описаны | Системы уже есть и работают, не хватает общей картины |
| Срок до результата | Дольше: нужно внедрение и обучение | Быстрее: подключить источники и собрать отчёт |
| Риск | Сотрудники не перейдут в новую систему | Разные системы считают одно и то же по-разному |
Часто одно ведёт к другому: сначала дашборд показывает, где теряются деньги и время, а потом становится ясно, какой процесс перевести в систему.
Что такое Odoo
Odoo — модульная система управления компанией: продажи, CRM, склад, закупки, производство, бухгалтерия, сотрудники. Модули подключаются по мере надобности, и данные между ними общие — продажа сразу отражается на складе и в финансах.
- Community — открытая версия под лицензией LGPL: платить за лицензию не нужно.
- Enterprise — по платной подписке на нужное число пользователей. Набор модулей в версиях отличается: сверьте нужные вам до выбора.
- В обоих случаях нужно внедрение: настройка под ваши процессы, перенос данных, интеграции и обучение.
Что показывать на дашборде
Хороший дашборд отвечает на несколько вопросов руководителя без звонков и таблиц. Плохой — показывает всё, что можно посчитать, и в нём никто не разбирается.
- Продажи: выручка, число сделок, средний чек — за период и в сравнении с прошлым.
- Воронка: заявки, встречи, сделки — где теряются клиенты.
- Маркетинг: цена заявки и клиента по каждому каналу.
- Деньги: поступления, дебиторка, остаток на счетах.
- Операции: остатки на складе, просроченные заказы, загрузка.
Одна страница, пять–десять показателей и понятное определение каждого — например, что именно считается «сделкой». Как считать маркетинговые показатели, мы разобрали в гайде о CPL, CAC и ROAS.
На чём строят дашборды
- Встроенные отчёты учётной системы — если все данные уже в ней.
- Бесплатный инструмент Google Data Studio — для данных из рекламы, аналитики и таблиц.
- Своя разработка — когда нужны сложные расчёты, права доступа по ролям или данные из нестандартных систем.
Самая трудоёмкая часть — не графики, а данные: подключить источники, договориться об определениях и сделать так, чтобы цифры обновлялись сами. Если источники не умеют отдавать данные, начинать приходится с интеграций.
С чего начать
- Выпишите пять вопросов, на которые вы хотите получать ответ каждое утро.
- Для каждого найдите, где лежат данные и кто за них отвечает.
- Если данные есть — начните с дашборда.
- Если данных нет или они в хаосе — сначала наведите порядок в учёте: внедрение Odoo или другой системы.
Стоимость и дашборда, и внедрения мы считаем после разбора процессов — объём слишком зависит от числа источников и модулей. Как проходит такая оценка, описано в гайде об оценке разработки ПО; чем CRM отличается от ERP — в сравнении CRM или ERP.